Los datos personales en el Teletrabajo
En la situación tan atípica que vivimos como consecuencia de la pandemia, nos hemos visto obligados a adaptarnos, tanto empresas como trabajadores, a la llamada “nueva normalidad” que implica, entre otros aspectos, el teletrabajo. Si bien es cierto que el teletrabajo ya era una opción para muchos, pasó a ser una obligación casi generalizada durante el estado de alarma y ahora es una realidad, cómo así revelan los datos[1].
Con este escenario, y dado que ahora nos llevamos los datos “a casa”, la Agencia Española de Protección de Datos ha hecho unas recomendaciones para protegerlos y que pasamos a detallar:
Recomendaciones dirigidas a los Responsables del tratamiento
- Definir una política de protección de la información para situaciones de movilidad. Toda empresa debe tener definida una política de protección de datos y seguridad de la información y, junto con esta, una específica para situaciones de movilidad, que contemple las necesidades concretas y los riesgos que entraña acceder a datos corporativos desde espacios públicos/particulares.
- Elegir soluciones y prestadores de servicio confiables y con garantías. Se refuerza aún más la exigencia de elegir un encargado del tratamiento que ofrezca garantías suficientes de protección de los datos.
- Restringir el acceso a la información. Igual que ocurre en la oficina, se debe limitar el acceso remoto en función del puesto de trabajo/perfil del trabajador, así como en función del dispositivo con el que se acceda (móvil personal/profesional, portátil, etc.).
- Configurar periódicamente los equipos y dispositivos utilizados en las situaciones de movilidad, de modo que estén actualizados y protegidos, tanto si se emplean equipos corporativos como personales.
- Monitorizar los accesos realizados a la red corporativa desde el exterior. Para ello, el empresario deberá informar previamente al empleado y respetar el principio de proporcionalidad, así como los derechos digitales.
- Gestionar racionalmente la protección de datos y la seguridad. Se debe hacer un análisis de riesgos para evaluar qué riesgos existen e implementar medidas acordes a dichos riesgos.
Recomendaciones dirigidas al Personal
Éstas son muchas, y deben estar recogidas en la política de teletrabajo, y cada empleado debe conocerlas. No obstante, aquí enumeramos sólo las ¨clásicas¨:
- Respetar la política de protección de datos y confidencialidad.
- Utilizar contraseñas robustas y que nadie conozca.
- Utilizar wifi privado.
- No descargar ni instalar programas que no hayan sido previamente autorizados, en caso de ser un equipo corporativo.
- En caso de equipo personal, utilizar dos perfiles diferenciados, uno para cada uso.
- Tener antivirus operativo y actualizado.
- Minimizar el uso del papel.
- Utilizar un filtro de privacidad para la pantalla.
- Almacenar la información generada en los recursos de almacenamiento proporcionado por la empresa.
Hacemos hincapié en que estás son solo algunas de las recomendaciones que se dan para proteger la información y los datos personales, ya que si bien el teletrabajo trae consigo numerosos beneficios, también conlleva riesgos que se deben minimizar, máxime cuando el responsable tiene la obligación de comunicar (en el plazo máximo de 72 horas), cualquier incidente de seguridad que entrañe un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas, ya que su incumplimiento puede conllevar sanciones que van hasta los 10.000.000 euros o el equivalente al 2% del volumen de negocio del ejercicio anterior.
En resumen, el teletrabajo ha llegado para quedarse, y eso conlleva a que nuestras políticas de seguridad prevean esta nueva situación, en aras a minimizar los riesgos que supone el tratamiento de datos personales e información confidencial fuera de la oficina, tanto para evitar las sanciones a las que nos enfrentamos como para evitar la fatiga informática a la que se enfrentan muchos trabajadores ante la falta de organización de sus empresas.
Marina Balduz Bernal
m.balduz@maabogados.com
914516157
