Nota Informativa: Protección de datos en Registro de Jornada
LA PROTECCIÓN DE DATOS EN EL REGISTRO DE JORNADA
A raíz de la entrada en vigor del registro diario de la jornada de trabajo, han surgido dudas en el modo en que puede afectar a la normativa de protección de datos, ya que dicho registro contiene datos personales, los cuales van a ser tratados y debe ser lo menos intrusivo posible para el trabajador, como así ha declarado la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos.
En primer lugar, es importante destacar que las empresas no tienen obligación de optar por un sistema u otro para registrar la jornada laboral, de modo qué desde la perspectiva del derecho fundamental de la protección de datos, tendrán la misma base de legitimación y no necesitará que dicho sistema de registro sea consensuado con los trabajadores.
Si bien no es necesario el consentimiento expreso para este tratamiento de datos, ya que la base que legitima su tratamiento es el propio contrato de trabajo y la obligación legal derivada de la normal laboral (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), eso no exonera a la empresa del deber de información al trabajador. Dicho deber de información se concreta en explicar al trabajador la existencia del registro de jornada y la finalidad que persigue la recogida de dichos datos.
Dentro de este deber de información, sería adecuado notificar al trabajador que los datos obtenidos a través del registro de jornada podrán destinarse a fines disciplinarios. No hay obligación como tal de ello, pero si es buena práctica de transparencia para la empresa, máxime si la empresa quiere utilizar dichos datos para posibles sanciones.
Como tratamiento de datos que es, el mismo debe ser incluido en el Registro de Actividades de la empresa, obligación recogida en el Reglamento General de Protección de Datos y en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales.
En el caso de que la empresa opte por contratar un proveedor para el registro de la jornada laboral (por ejemplo, si opta por un sistema digital), la Agencia Española de Protección de datos ha señalado que, las empresas que sean empleadoras, con relación a sus trabajadores, actuarán como responsables del tratamiento de los datos obtenidos mientras que, en su caso, los proveedores externos de los sistemas de registro actuarán como entidades encargadas del tratamiento. De modo que entre ambas empresas deberán firmar el correspondiente contrato de encargo del tratamiento, conforme exige el art. 28 RGPD.
Por último, es importante destacar que los datos obtenidos del registro de jornada deben mantenerse durante un periodo de 4 años y los mismos solo pueden estar accesibles para el propio trabajador, para la empresa, los representantes sindicales y la inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Marina Balduz Bernal
Abogada – Delegada de Protección de Datos
m.balduz@maabogados.com
Tfno (+34) 914516157
